カンバン方式とは？必要性や具体的な方法、メリット・デメリットなどを徹底解説！

タスク管理や進捗管理の際に用いられる「カンバン方式」。実用的な管理方法であるため、実践したことがある方や、実践しようと考えている方も多いのではないでしょうか？

本記事では、カンバン方式とは何か、業務の見える化の必要性、カンバン方式でのタスク管理の方法、メリット、デメリットについてそれぞれ解説します。

カンバン方式について知りたい方、業務でタスク管理や進捗管理を担う方は、ぜひ最後までご覧ください。

カンバン方式とは？

カンバン方式とは、「必要なものを、必要なときに、必要なだけ作る」を目的とした生産管理方式であり、トヨタ自動車が開発したものです。

タスク管理や進捗管理で活用される方式で、無駄をなくす目的で開発されました。

カンバン方式では、カンバンと呼ばれる商品管理カードを使い、商品名、品番、保管場所などを管理します。

カンバンに記載された指示通りに業務を遂行することで無駄を省き、製造業を始めとするさまざまな業界のプロジェクト管理等にも活用されています。

業務の見える化が必要な理由とは？

カンバン方式では業務を見える化するのが鍵となりますが、見える化が必要な理由には以下のような点が挙げられます。

• 業務全体を把握でき、管理しやすくなる
• 業務フローの無駄を見つけ、修正や改善ができる
• 人員配置を見直し、最適化できる
• 従業員の成果を正しく評価できる

ここからは、上記について詳しく解説します。

業務全体を把握できる

業務を見える化することで、全体の業務量や進捗、質を把握、管理しやすくなります。

特定の従業員に業務が偏ることによって納期が遅れたり、作業の質が低下したりする状況を改善するのに役立つでしょう。

適切な業務配分をおこなうことで作業効率を上げ、質の高いサービスや商品の提供が可能となります。

業務フローの修正や改善ができる

業務の見える化では、業務量だけではなくフローについても見直すことができます。

業務の無理、無駄、ムラを発見し、修正や改善に活かすことで業務の効率化や生産性の向上が望めます。

人員配置の最適化ができる

業務を見える化し、業務量やフローを把握することで適切な人員配置を考えることができるようになります。

業務量によって適切な人数や人員を配置することで、全体業務を無駄なくスムーズに進行することができるでしょう。

また業務内容の変化や変更があった際にも、臨機応変に人員の移動ができるというメリットもあります。

従業員の成果を評価できる

業務を見える化することで、管理者は従業員の能力や成果がよく見えるようになります。

能力や成果が見えることにより、従業員一人ひとりに対して公平な人事評価がしやすくなるでしょう。

管理者の主観に偏ることなく公平な評価がされる環境を整えることで、従業員との信頼関係を築くことにも繋がります。

カンバン方式でタスクを管理する方法

カンバン方式でのタスク管理は、以下のステップでおこないます。

1. タスクを分類するためのリスト作成
2. タスクを具体的かつ明確な状態で洗い出す
3. タスクごとにラベルを設定する
4. 進捗に合わせてタスクを管理する

ここでは、カンバン方式でのタスク管理について詳しく解説します。

リスト作成

最初に、タスク置き場となるリストを作成します。

「ToDo（やること）」「Doing（進行中）」「Done（完了した）」という進捗状況ごとに分類したり、作業工程や担当者の名前など、業務内容を把握しやすいように工夫しても良いでしょう。

タスクの洗い出し

次に、必要なタスクを洗い出します。具体的かつ明確にタスクを細分化して洗い出してください。

漏れがないよう、他の従業員にも確認をすると良いでしょう。

その後、作業内容、期限、優先順位などをまとめ、タスクにかかる時間を見積り、整理しやすい状態にしておきましょう。

タスクのラベル設定

続いて、洗い出したタスクにラベルを設定していきます。

例えば、ラベルには「待機」「上位指示待ち」「進行中」など、タスクの状態を示せるものを用意しましょう。

進捗管理

タスクとラベルの設定を終えたら、進捗に応じてタスク管理をします。

ToDoリストにまとめたタスクを順次進めていき、一覧で状況が確認できるようにしてください。

優先順位や期限を示しておけば、どのタスクから手を付ければ良いのかもわかりやすくなります。

【例】

ToDo(やること)	Doing(進行中)	Done(完了)
A社見積もり作成 ラベル：10月30日	B社合同会議用資料作成 ラベル：10月15日 ラベル：優先1	C社請求書発行 ラベル：9月30日 ラベル：8月分繰上あり
B社次回案件打ち合わせ ラベル：11月3日 ラベル：B社会議室101にて	社内コンペ向け資料作成 ラベル：10月20日 ラベル：優先3
社内コンペ向け資料作成確認 ラベル：11月15日 ラベル：優先3

タスク管理では、これからおこなうタスクをToDoに、進行中のタスクをDoingに、完了済のタスクをDoneにそれぞれ配置しましょう。

カンバン方式でタスク管理するメリット

カンバン方式でタスク管理をおこなうメリットには、以下のようなことが挙げられます。

• 情報を一覧で見て把握できるため、業務の管理がしやすくなる
• 組織内での情報共有がスムーズになる

業務の管理がしやすくなる

カンバン方式でタスクを管理すると、情報を一覧で把握できるため、業務の管理がしやすくなります。

業務の無駄を見つけたり、人員を配置し直したりするのにも役立つため、業務全体の管理に大いに役立つでしょう。

情報共有が円滑になる

カンバン方式でのタスク管理は、誰が見ても進捗や業務内容が把握しやすく、同じレベルで情報を共有できます。

情報共有がしやすいほどチーム内でのコミュニケーションが円滑になり、業務がスムーズに進むようになるでしょう。

カンバン方式でタスク管理するデメリット・注意点はある？

カンバン方式でのタスク管理には大きなメリットがある反面、デメリットや注意点もあります。

• プロジェクトのルールが厳しくなり、現場の負担が大きくなることがある
• 情報伝達が遅く、未来の見通しが立ちにくい
• 大きな変動に弱い

それぞれ詳しく解説するので、カンバン方式を採用する前に確認してください。

現場の負担が大きくなることがある

カンバン方式でのタスク管理では、プロジェクトの進め方に関して自由度が失われ、現場の負担が大きくなるリスクがあります。

なぜなら、カンバン方式ではタスクを細かく具体的に共有し、進捗やスタートのタイミングについて、その都度作業報告が必要となるからです。

タスク管理にカンバン方式の採用を検討しているなら、メンバーのコミュニケーション能力やプロジェクトのタスク量、情報量などを踏まえて判断することが重要です。

未来の見通しが立ちにくい

カンバン方式でのタスク管理では、「在庫を使った」という実績が次の行動のトリガーとなるため情報伝達のタイミングが遅く、未来の見通しが立ちにくいというデメリットがあります。

過去の実績によって次の生産をおこなう方式であるため、「この時期に合わせて納期を早めよう」というようなこともできません。

未来を見通すことが重要なプロジェクトに関しては、カンバン方式が適さないことがあるため注意しましょう。

大きな変動に弱い

カンバン方式は、計画の平準化を前提とした管理方法です。そのため、計画に大きな変動があると途端に計画が上手くいかなくなってしまいます。

作業の精度を平準化できていないままカンバン方式を導入すれば、計画が予定通りに進まないなどのトラブルが起き、関係者への負担を増やすなどのリスクもあるでしょう。

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まとめ

組織のタスク管理などに用いられる「カンバン方式」。業務の見える化やタスクの進捗状況の共有などに長けた手法であり、取り入れている企業も少なくありません。

業務の見える化には、業務全体を把握でき管理しやすくなること、業務フローの無駄を見つけ修正や改善ができること、人員配置を見直し最適化できること、従業員の成果を正しく評価できることといったメリットがあります。

カンバン方式を用いたタスク管理には、情報を一覧で可視化し把握できるため業務を管理しやすくなること、組織内での情報共有が円滑になることなど、大きなメリットがあります。

一方で、プロジェクトのルールが厳しくなり、現場の負担が大きくなることがあること、過去と現在に特化しており、未来の見通しがしづらいことなどのデメリットやリスクもあるため注意しましょう。

カンバン方式のメリットとデメリットを把握し、適切な場面でカンバン方式を取り入れ、業務の効率化や生産性向上を目指しましょう。