時間管理術とは？活用のメリットや実施方法、上手く運用するためのコツを解説

仕事を効率的に進めるため、あるいは、ワークライフバランスを実現するために欠かせない時間管理スキル（タイムマネジメントスキル）。

そんな時間管理術は、テレワークやリモートワークが増える現代でより一層重要度が増しています。

本記事では、時間管理術の概要やメリット、実施方法、成功のための心得、時間管理マトリックスについてそれぞれ解説します。

もっと上手に時間を管理したい方、効率よく仕事をしたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

時間管理術（タイムマネジメント）とは何？

時間はすべての人に平等かつ有限に与えられています。時間管理術とは、限られた時間を有効に活用し、最大限のパフォーマンスを発揮するための方法で、タイムマネジメントとも呼ばれています。

意図した通りの成果を出したり、限られた時間で効率的に結果を出したり、同じ時間でより大きな成果を上げたりすることが目的です。

時間管理術（タイムマネジメント）を活用するメリット

時間管理術を活用すると、以下のようなメリットがあります。

• 生産性の向上：同じ時間で多くの成果が得られる
• タスクの可視化：やるべきことが明確になり、目標達成がしやすくなる
• ストレスの減少：タスクや時間に追われなくなり、ストレスが減る
• 自己成長：時間や労力に余裕ができるため、スキルアップなどに取り組める
• ライフワークバランス：ビジネスだけでなくプライベートも充実させられるようになる
• モチベーション向上：自由時間やストレス軽減、プライベートの充実によってモチベーションが上がる

上記は一般的なメリットであり、個々に感じられるメリットは他にもあるでしょう。

時間管理術（タイムマネジメント）の実施方法

時間管理術は、基本的に以下の4ステップでおこないます。

1. タスクと現在の時間配分を洗い出す
2. 必要な情報を集め、整理する
3. タスクに優先順位をつける
4. スケジュールを作成する

各ステップを詳しく解説します。

ステップ1：タスクと現在の時間配分を洗い出す

まずは、現在抱えているタスクと時間配分を洗い出して把握します。

メモ帳やノート、タスク管理ツールを使い、目に見えるようにすべて書き出してください。

取り組むタスクを把握し、それに対してどれくらい時間を費やしているのかを可視化することで無駄を見つけ、削ることのできる部分を発見することが可能です。

ステップ2：必要な情報を集め、整理する

ステップ2では、タスクごとの情報を集めて整理していきます。

例えば、会議であれば、日時や場所についてまとめましょう。資料作成など、特に時間指定がないものに関しては締め切りをまとめます。

チームで取り組む業務については、他者と自分の担当に関する情報をまとめておくと良いでしょう。

タスクごとの情報については、以下を参考にしてください。

• 日時
• 締め切り
• 作業フロー
• 所要時間
• 共有または提出する相手

ステップ3：タスクに優先順位をつける

続いて、整理した情報をもとにタスクの優先順位を決めていきます。

締め切りが近いものや重要度の高いものは優先すべきタスクとし、締め切りが近くないものやすぐにできる事務処理などは優先順位の低いタスクとして整理しましょう。

優先順位は、緊急度と重要度で以下のように分類するのがおすすめです。

	緊急度が高い	緊急度が低い
重要度が高い	①最も優先するべきタスク	②緊急ではないが重要なタスク
重要度が低い	③重要ではないが急ぐべきタスク	④最も優先度が低いタスク

ステップ4：スケジュールを作成する

最後に、優先順位をもとにタスクを進めるためのスケジュールを作成します。

スケジュールを作成した結果として、時間が足りないと判明した場合は緊急性の低い②や④のタスクを後回しにしたり、チームメンバーや上司に相談したりすると良いでしょう。

また、スケジュールを作成した後は予定に合わせてタスクをこなしていきますが、こまめに進捗を確認することも大切です。

途中で新たなタスクが差し込まれたり、予想以上に作業に時間がかかったりと、想定外のことが起こることは少なくありません。

こまめにタスク管理や時間管理を見直すことで、自己管理を習慣化できるでしょう。

時間管理術（タイムマネジメント）を成功に導く7つの心得

時間管理術を成功させるためには以下のことを心得ておきましょう。

• スケジュールとタスクは同時に管理する
• タスクはまとめて見られるようにする
• タスクの所要時間を記録する
• 定期的な振り返りを実施する
• 毎日タスクを確認する
• 時間管理ツールを活用する
• スケジュールには余裕を持たせる

以下では、時間管理術を成功させるための7つの心得について解説します。

スケジュールとタスクは同時に管理する

時間管理術では、スケジュールとタスクを同時に管理することが重要です。

既に日時が決まっているスケジュールはもちろんですが、個人的なタスクをいつ、どのように進めるのかを管理するのも時間管理術に含まれます。

スケジュールとタスクをすべて把握したうえで予定を組むことで、失敗するリスクを大幅に減らせるでしょう。

タスクはまとめて見られるようにする

自分のタスクは、可視化してまとめて見られるようにしておきましょう。

例えば、個人のスケジュール帳や会社のパソコン、個人のスマホでそれぞれ別々に予定を管理していると、見落としや抜けが発生しやすくなります。

タスクは1か所にまとめるか、パソコンとスマホで共有できるようなツールを活用して、抜け漏れがないように努めましょう。

タスクの所要時間を記録する

時間管理術を実践する際は、タスクにかかった時間を記録することをおすすめします。

実際に何にどれだけの時間がかかったのかを把握することで、今後のスケジュール管理に役立つからです。

タスクごとの所要時間を記録し、それを次に活用することでより正確で効果的なスケジューリングが可能になります。

定期的な振り返りを実施する

タスク管理と時間管理の習慣が身についてきたら、計画と実績のズレを確認するための振り返りを行いましょう。

もし大幅なズレがあったり、トラブルなどが発生していたりした場合、その原因を振り返り、どうしたら回避できたのか、次からどのようにスケジュールを立てるべきなのかを考えましょう。

毎日タスクを確認する

業務開始時や終了時など、タスクを確認する時間を設ける習慣をつけることも大切です。

タスクは日々の業務内で増減したり、内容が変更になったりします。優先順位の変動などにも対応できるよう、毎日タスクを見直すようにしましょう。

また、毎日タスクを確認することで抜け漏れ対策にもなり、納期忘れなどの重大なミスの予防にも繋がります。

時間管理ツールを活用する

時間管理やタスク管理の精度を高めるためには、ツールを導入するのもおすすめです。

Excelなどでシートを作成したり記録したりするのも1つのツール活用ですし、Googleカレンダーのようにリアルタイムで共有できるスケジュールツールを使うのも良いでしょう。

ビジネスツールとして配信されている、時間管理ツールなどを導入することも検討するのもおすすめです。

自分やチームにあったツールを導入すれば、コミュニケーションの円滑化も図れて一石二鳥です。

スケジュールには余裕を持たせる

スケジュールには余裕を持たせることが、失敗の予防になります。

思わぬトラブル、急なタスクの追加、体調不良などを見越して、スケジュールには常に余裕を持たせてください。

想定する作業時間を多めにとったり、締め切り前日までには作業を完了できるよう予定を調整したりすると良いでしょう。

また、スケジュール内に空白の時間をとっておくことも大切です。

タスクを詰め込むのではなく、常に少し余裕を持たせたスケジュールにすることを意識してください。

時間管理術（タイムマネジメント）を有効的に活用するための時間管理マトリックスを実践するコツ

時間管理術を有効活用するためには、時間管理マトリックスを実践することが重要です。

時間管理マトリックスとは、実施方法のステップ3で示した緊急度と重要度で優先順位をつける手法です。

ここでは、各領域についてより具体的に示しています。

	緊急度が高い	緊急度が低い
重要度が高い	①最も優先するべきタスク 【必須領域】 ・納期が近い業務 ・クレーム対応 ・重要な設備の故障 ・突発的な人員不足 ・災害や事故への対応など	②緊急ではないが重要なタスク 【効果性領域】 ・今後に向けて必要な準備 ・人材育成 ・取引先や発注先の検討 ・製品やサービスの品質改善 ・リスク対策など
重要度が低い	③重要ではないが急ぐべきタスク 【錯覚領域】 ・重要ではない連絡 ・重要ではない打ち合わせ ・急な来客対応 ・重要ではないが期限が近い業務 ・効果が期待できない接待など	④最も優先度が低いタスク 【浪費・過剰領域】 ・暇つぶし ・生産性のない移動時間 ・生産性のない待ち時間 ・将来に繋がらない浪費など

ビジネスにおいて、①の必須領域は真っ先に取り組むべき領域です。問題は、次に優先するべき領域が②なのか③なのかという点にあります。

③は錯覚領域と呼ばれるように、緊急かつすぐに結果が出るため優先するべきタスクであるように考えてしまいがちですが、実のところ重要なのは②の効果的な結果を得られるタスクです。

継続的な成功や大きな成果を出し続けるためには、②の効果性領域の重要性を理解しておくことが大切であり、②にしっかり取り組むことで①への事前対処にも繋がるということを覚えておきましょう。

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まとめ

時間管理術（タイムマネジメント）とは、ビジネスやプライベートを充実させ、余裕のある過ごし方をするために必要なスキルの1つです。

時間管理術を身につけることには、生産性の向上、タスクの可視化、ストレスの軽減、自己成長、ライフワークバランスの実現、モチベーション向上などさまざまなメリットがあります。

実施するにはタスクの洗い出しや情報の整理、スケジューリングなどが必要ですが、慣れてしまえば決して難しいものではありません。

タスクに優先順位をつけるのが難しい場合は、時間管理のマトリックスを活用しましょう。

また、定期的な振り返りや日々のタスク確認などによって、時間管理術はどんどんスキルアップしていけます。

時間管理術を身につけ、仕事もプライベートも充実した理想の生活を送りましょう！